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Productividad Personal (III): Haciendo las cosas (GTD)

El mes pasado hablamos de un sistema de gestión del tiempo muy sencillo que se basaba en diferenciar las tareas importantes de las urgentes. Este mes vamos a pasar a tratar uno de los sistemas de gestión del tiempo más famoso: el sistema GTD o “Getting Things Done” (Haciendo las cosas).  Aunque este sistema es ligeramente más complejo que el presentado el mes pasado, está al alcance de todos.

GTD

Utiliza las listas de GTD para optimizar tu tiempo.

Hablemos primero de los objetivos de este método: con él se pretende descargar nuestra memoria de trabajo. Es un objetivo sencillo, pero con enormes consecuencias. Descargar nuestra memoria de las tareas que no debemos realizarse en ese momento o de ideas que nos rondan pero que no tienen nada que ver con lo que queremos hacer mejora nuestra concentración y nuestra creatividad. Esta mejora se debe a la reducción del estrés, ya que si aplicamos bien este método generaremos una gran confianza en el mismo. Tendremos a mano la información que necesitemos siempre que recurramos a nuestro archivo, sin necesidad de tener que estar recordándonos mentalmente  que hay otras cosas que debemos hacer.

Pues bien, entremos de lleno en los conceptos básicos por los que se rige el método. Podemos reducir el GTD a dos actividades básicas: recopilar y procesar.

La recopilación consiste en reunir todas aquellas ideas o pensamientos, tareas que queremos o debemos hacer y los documentos u objetos físicos que podemos necesitar. La recopilación consiste en dar un soporte físico a todas aquellas cosas que no lo tengan y reunir aquellos objetos que necesitaremos. Para ello debemos escribir tanto las tareas como las ideas en papel o en algún soporte electrónico. Cuantas más cosas saquemos de nuestra cabeza y las descarguemos en nuestro sistema GTD mejor, ya que podremos dirigir mejor nuestra energía en el futuro.

El procesamiento consiste en distribuir toda esta información que hemos generado incluyéndola en el sistema de listas. Esta actividad es crucial para que este sistema de organización funcione, ya que si no se realiza adecuadamente dinamitaremos su dinamismo y terminaremos perdiendo la confianza en él. Las listas básicas que se proponen para el sistema GTD son las siguientes:

Bandeja de entrada

En esta carpeta será dónde recopilaremos todo: ideas, tareas, documentos, etc. Debemos introducir en esta carpeta todo lo que queramos conservar. Cualquier idea que no recopilemos quedará fuera de nuestro GTD y correremos el riesgo de olvidarla o que tenerla rondándonos la cabeza.

Siguiente

En esta carpeta incluiremos las actividades que se deban realizar a corto plazo, ya sea en el plazo de un día o una semana. Reuniremos todas las tareas que no puedan retrasarse. Aquí podremos crear subcarpetas por ubicación como “oficina” o “casa” o cualquiera que necesitemos. Así no tendremos  que leer toda la lista para decidir qué vamos hacer a continuación y podremos centrarnos en las tareas a realizar en un determinado lugar. También hay quién prefiere organizar esta carpeta por tiempo y ajustar las tareas según el tiempo disponible. Es tu sistema, si decides utilizarlo diséñalo como mejor te funcione.

En espera

Aquí añadiremos aquellas tareas que dependan de un tercero para poder finalizarse. Por ejemplo, si hemos tenido que consultar con alguien un dato y todavía no nos han respondido moveremos la acción a esta carpeta hasta que obtengamos respuesta.

Proyectos

La carpeta de proyectos se usa para introducir aquellas tareas que requiera más de una acción. En nuestro GTD tenemos que utilizar esta diferencia. Un proyecto estará compuesto de una lista de acciones y tendrán que realizarse todas las acciones para poder concluir el proyecto. De esta forma podremos mover a la carpeta de siguiente algunas de las acciones que forman el proyecto pero no podremos finalizar éste y borrarlo de la carpeta de proyectos hasta haber terminado cada una de las acciones de las que se compone.

Algún día

tiempo

Con este método podrás organizar tu tiempo de forma más eficiente eliminando gran cantidad de tiempo muerto.

Utilizaremos esta carpeta para añadir actividades que nos gustaría realizar pero que no necesitamos terminar dentro de un plazo. Podemos incluir en esta carpeta tareas que nos resulten interesantes pero para las que no tengamos tiempo o simplemente hayamos decidido posponer. Hay que tener cuidado con no convertir esta carpeta en un cajón de sastre.

Pues bien, con estas breves nociones de cómo utilizar el método GTD para mejorar tu productividad puedes empezar a ponerlo en práctica. Hay montones de libros y blogs a los que puedes recurrir si decides organizarte de este modo. En las fuentes aparecen citados algunos de ellos.

¡Anímate a probar este método y mejora tu productividad!

Vía| Daniel Grifol, David Torné, Facilethings

Imagen| Orden, Tiempo, Productividad

En QAH| Productividad Personal (II): Gestión del tiempo, Aprendiendo Productividad Personal con GTD, 10 hábitos productivos

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