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Productividad personal (II): gestión del tiempo

Tras el artículo del mes pasado, en el que se sugería aplicar una técnica de lectura que permitiera optimizar el tiempo que empleamos leyendo, este mes se mostrará un modelo que puede servir para gestionar mejor nuestro tiempo. Muchos de nosotros tendremos un método personal mucho más elaborado, incluso sin ser conscientes de ello, pero para aquellas situaciones en las que nos encontramos desbordados por numerosas tareas, un modelo sencillo, intuitivo y fácil de recordar puede darnos algunas pistas que nos ayuden a organizarnos de una forma adecuada.

Tiempo

Gestionar bien nuestro tiempo es crucial

Antes de nada es importante aclarar qué significa en este contexto “gestionar mejor nuestro tiempo”. Gestionar mejor nuestro tiempo será gestionar el tiempo de una forma que nos permita mantener una calidad adecuada a la importancia de la tarea que tenemos que realizar. Naturalmente la calidad que exige redactar un correo electrónico que vamos a enviarle a un cliente con el que facturaremos miles de euros no es la misma que la que requiere enviar un mensaje de whatsapp a nuestro cuñado para decirle que esa foto sobre la abdicación del rey ya te la habían mandado. Por tanto, tendremos que dedicar más tiempo a la primera tarea que a la segunda, asumiendo que el tiempo dedicado guarda una estrecha relación con la calidad del trabajo (pueden influir otros factores como la atención, la motivación o el estado anímico, pero en circunstancias normales es razonable asumir que esto sea así). Dicho esto, dediquemos unos segundos a observar la siguiente matriz, porque será lo que nos ayudará a recordar el modelo posteriormente:

Gráfico 1

Distinguir entre lo urgente y lo importante es la clave de este modelo. A menudo confundimos lo que es urgente con lo que es importante y terminamos siendo arrastrados por un mar de tareas que no llegamos a diferenciar (no llegamos a preguntarnos si son o no importantes, sólo tratamos de sacarlas adelante cuando el calendario nos presiona) lo que repercute seriamente en la calidad de nuestro trabajo.

Gestión

Gestionar implica tomar decisiones que no siempre son fáciles

La urgencia es un concepto temporal, mientras que la importancia tiene que ver con el contenido de la tarea en sí. Diremos que algo es urgente cuando dispongamos de poco tiempo para realizarlo. Nótese que la urgencia es subjetiva, dependerá de cada uno, ya que dos personas no tienen por qué necesitar el mismo tiempo para hacer algo. Ni si quiera una misma persona en dos momentos diferentes, como ilustra la Ley de Parkinson que dice que “el trabajo se expande (o se comprime) para llenar el tiempo hasta que se termina”. En cambio, la importancia es objetiva. El ejemplo del primer párrafo es muy claro. Cuando tu trabajo es clave para que otros avancen y estás retrasando un proyecto, ese trabajo es importante (además de urgente). Siempre hay una parte del trabajo que puede hundir el resto (los fundamentos de derecho o el petitum en una demanda, los saltos explicativos en las conclusiones de una investigación, unas cifras de negocio mal calculadas…). Este es el trabajo importante y hacer un esfuerzo para identificarlo y asignarle más tiempo garantizará un trabajo de mayor calidad.

Por lo tanto, teniendo en cuenta todo lo expuesto:

Gráfico 2

Con este modelo, pese a su sencillez, podremos organizar nuestra jornada e incluso nuestra semana. Nos ayudará a mejorar nuestra productividad y, sobre todo, la calidad de nuestro trabajo.

Vía| Curso “Organización del trabajo presonal” impartido en la Universidad Carlos III de Madrid, libro “La semana laboral de 4 horas” de Timothy Feriss

Imagen| Gráficos por el autor, buceador, ajedrez

En QAH| Productividad personal (I): no pierdas tiempo leyendo

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