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La reciente Instrucción de la DGRN de 12 de febrero: la legalización telemática de libros societarios

La entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización supuso para las sociedades mercantiles, entre otras cosas, la obligación de legalizar de forma telemática en el Registro Mercantil todos los libros de llevanza obligatoria de los empresarios. Lógicamente, esto incluye no sólo los libros contables y fiscales, sino también los libros de contenido puramente mercantil, como son el Libro de Actas, el Libro de Registro de Socios, el Libro de Registro de Acciones Nominativas o el Libro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal.

Libro de actasSin embargo, su desafortunada redacción no recogió de forma clara a partir de cuándo exactamente surgía para las sociedades mercantiles la obligación de legalización telemática, ni tampoco cómo debía ejecutarse en la práctica u otras circunstancias que, normalmente, suelen acompañar a reformas de tal calado.

Con el fin de solucionar esta incertidumbre, el pasado 16 de febrero de 2015, el Boletín Oficial del Estado publicó la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (en adelante, la “Instrucción”).

Esta Instrucción tiene por objeto unificar los criterios que, hasta entonces, han estado utilizando los diferentes registros mercantiles, así como ofrecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse la legalización telemática.

Así pues, si bien debido a la reciente y novedosa aplicación de la norma, sigue siendo recomendable asegurarse de los criterios aplicados por el registro mercantil local en el que se pretenda llevar a cabo la legalización de los libros en cuestión, la Instrucción ha arrojado luz sobre los siguientes puntos:

  •  En qué consiste exactamente la obligación – Todos los libros obligatorios deberán cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse para su legalización por vía telemática. En lo que respecta a los libros voluntarios, de pretenderse su legalización, deberá ajustarse también a este sistema.
  • Quienes están obligados Todos los empresarios que estén obligados a llevar libros de acuerdo con la normativa mercantil, ya se trate de personas físicas o jurídicas; además, esta previsión también es aplicable a entidades sin personalidad jurídica que estuvieran obligadas a llevar una contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio, como son las uniones temporales de empresas, las comunidades de bienes, las asociaciones o las fundaciones, entre otras
  • Desde cuando existe la obligaciónDesde el 29 de septiembre de 2013, coincidiendo con la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores. Esto significa que, desde entonces, no se debería poder legalizar ni presentar ningún libro en formato papel. Sin embargo, en relación con el ejercicio 2014, el registrador permitirá, excepcionalmente, su presentación en el formato habitual, cuando por justa causa no fuese posible su presentación en formato electrónico; qué se considera justa causa es algo que se deja al albur de los diferentes registros mercantiles.
  • Cuando y dentro de qué plazo debe realizarseLa legalización y presentación de los libros deberá realizarse con periodicidad anual, y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social de la sociedad.
  • Cuando procederá el cierre de los librosAquellos libros en blanco que ya hubiesen sido legalizados, deberán ser objeto de cierre mediante diligencia, que deberá acreditarse en el primer envío telemático que se efectúe de los mismos. Sin perjuicio de lo anterior, y como criterio general, se permitirá el cierre de los libros de actas una vez transcrito todo el ejercicio correspondiente al año 2013.
  • Qué ocurre con los libros que ya debieran haber sido legalizados telemáticamente – Deberá, igualmente, procederse a su cierre, trasladándose todos los asientos, actas o contratos posteriores a 2013 al formato electrónico.
  • Se introduce el principio de no correlaciónPodrán legalizarse los libros de actas de un ejercicio determinado sin necesidad de haber legalizado el inmediatamente anterior o los anteriores.
  • Cómo debe procederse con el Libros de sociosDeberá legalizarse un libro inicial, en el que consten la titularidad, identidad, nacionalidad y domicilio de los socios fundadores/accionistas originales. Una vez legalizado, únicamente se precisará una nueva legalización en caso de producirse cualquier cambio en la titularidad de las acciones o participaciones, o también cuando se hubiesen constituido gravámenes sobre las mismas.
  • Qué debe hacerse en caso de no ser posible la presentación telemática – De forma excepcional, se podrá llevar a cabo mediante dispositivos de almacenamiento de datos.
  • Cómo se llevará a cabo la corrección de erroresCualquier error en los libros ya legalizados telemáticamente deberá rectificarse de la misma forma, incluyendo, en el fichero a enviar, un certificado emitido por el órgano de administración aludiendo al error cometido, así como el propio archivo rectificado.
  • Cómo se procede a la legalización telemática exactamente – En la actualidad, puede hacerse a través de la página web registradores.org, descargando el programa “Legalia”, en el que deberán ejecutarse los documentos en cualquiera de los formatos compatibles (Word, Excel, PDF…). A continuación, se genera una huella digital consistente en un código alfanumérico irrepetible y, tras haber instalado un certificado de firma electrónica válido (FNMT, DNIe, etc), se cargan los libros a www.registradores.org.

Libro registro de sociosComo ventajas de este nuevo sistema, se encuentra la reducción de la utilización del papel físico para el funcionamiento de la sociedad, con su consecuente mejora en la eficiencia y seguridad; además, la presentación telemática de libros contables permitirá una mayor rapidez y comodidad en su ejecución. Adicionalmente, y para tranquilidad de muchos, el sistema de huella digital hace imposible la publicidad del contenido de los libros a terceros, otorgando además un nuevo método probatorio al empresario de cara a determinar que el libro transcrito es el que se legalizó en su día.

Entre los posibles inconvenientes que la aplicación de esta normativa puede suponer para las sociedades, figuran los gastos tendentes a adaptar sus libros societarios al nuevo sistema, además de aquellos derivados de la nueva presentación periódica de algunos libros que, con anterioridad, únicamente precisaban de una legalización inicial (el Libro de Actas, el Libro de Registro de Socios, etc).

Como conclusión, no queda si no destacar que la llevanza de libros de forma electrónica y su presentación telemática supone un importantísimo avance en el devenir diario de las sociedades mercantiles, ya que, además de obligarlas a la actualización periódica de los primeros, requerirá de un mayor nivel de observancia del deber de diligencia por parte de los empresarios.

Via| Ley de Emprendedores, Instrucción de 12 de febrero de 2015 (BOE)Notarios y registradores

Imagen| Libro de actas, Libro registro de socios

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