Economía y Empresa 


La implantación de sistemas de gestión normalizados (IV)

Como ya se avanzó en el primer artículo de esta serie, el diseño, desarrollo e implantación de un sistema de gestión certificable basado en una norma internacional (ISO), tales como ISO 9001 (Gestión de Calidad), ISO 14001 (Gestión Ambiental), ISO 50000 (Gestión Energética) y otros similares debe abordarse como un proyecto, asignándole los recursos necesarios.

Este proyecto de implantación del Sistema de Gestión exigirá la realización de una serie de etapas, que son las que se relacionan a continuación:

  1. Compromiso de la dirección.
  2. Organización del proyecto de sistema de gestión.
  3. Diagnostico y análisis de la situación actual.
  4. Creación del soporte documental y preparación del soporte organizativo.
  5. Implantación, puesta en marcha y seguimiento del sistema.
  6. Auditorías internas, revisión del sistema y mejora continua.

En este artículo, que cierra la serie, analizaremos las actividades relacionadas con las  dos últimas etapas, centrándonos en la puesta en marcha, el seguimiento del sistema, las auditorías internas, la revisión por la dirección del sistema y el comienzo de las mejoras.

Las tareas más importantes de la implantación y puesta en marcha son:

  • Propuesta, revisión y aprobación de los distintos documentos del sistema: manual de gestión, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos de registro, etc.
  • Difusión y formación al personal en su uso.
  • Puesta en marcha y aplicación.
  • Recopilación de Registros.
  • Comprobación periódica de la implantación efectiva de la documentación y su correcta integración, corrigiendo las desviaciones que surjan.

Para evaluar la situación una vez se considere que el sistema marcha satisfactoriamente, debe programarse y llevarse a cabo un primer plan de auditorías internas. Para ello se puede designar un equipo auditor interno que realice una auditoría del sistema o bien recurrir a un consultor externo. En ambos casos, se auditará formalmente el sistema de gestión en su totalidad, con objeto de:

  • Comprobar el grado de implantación del mismo
  • Detectar posibles incoherencias entre los distintos documentos del sistema
  • Comprobar la correcta adecuación del sistema desarrollado a todos los requisitos preestablecidos

Con los datos recopilados durante las auditorías internas se preparará un informe que se presentará a la dirección. Este mismo informe debe desglosarse por áreas de la empresa, para que cada departamento y persona conozca su situación en términos de no conformidades que tienen origen en sus actuaciones.

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Implantación de sistemas de gestión normalizados

Este informe junto con el resto de información ya generada por el sistema de gestión servirán de base para llevar a cabo la revisión del sistema por la dirección, donde se pondrán de manifiesto las amenazas y los puntos débiles, pudiéndose establecer propuestas de mejora, tanto para productos, como materiales, métodos, procedimientos, tecnología y personal, y aprobar la dotación de los recursos necesarios para su consecución.

Del mismo modo, la información obtenida al evaluar el sistema de gestión permitirá definir indicadores que permitan evaluar los factores clave. Para cada uno de los indicadores se fijará un objetivo de mejora cuantificado y unos plazos realistas para conseguirlos. Estos objetivos deben ser alcanzables, para evitar frustraciones por su no consecución, pero al mismo tiempo, estimulantes, es decir, que requiera un cierto esfuerzo su consecución.

De ahí en adelante, el sistema de gestión se puede considerar implantado, y sólo queda mantenerlo en el tiempo y beneficiarse de sus capacidades para servir de motor a la mejora continua.

Imagen | ISO; Quality

Más información | Normalización de Sistemas de Gestión; La nueva estructura común de las normas ISO de sistemas de gestión

En QAH| Implantación de sistemas de gestión normalizados (I); Implantación de sistemas de gestión normalizados (II); Implantación de sistemas de gestión normalizados (III); El modelo ISO 9001 de Gestión de la Calidad, La futura Norma ISO 9001:2015 de Gestión de Calidad. Algunas claves, La Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo: OHSAS 18001, Los sistemas de gestión de la seguridad alimentaria, Ahorro y Eficiencia Energética: Los Sistemas de Gestión ISO 50001,  La gestión ambiental: fundamentos de la norma ISO 14001, La futura Norma ISO 14001:2015 de Gestión Ambiental. Algunas Claves

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