Economía y Empresa 


La implantación de sistemas de gestión normalizados (III)

ISO

ISO

 

Como ya se avanzó en el primer artículo de esta serie, el diseño, desarrollo e implantación de un sistema de gestión certificable basado en una norma internacional (ISO), tales como ISO 9001 (Gestión de Calidad), ISO 14001 (Gestión Ambiental), ISO 50000 (Gestión Energética) y otros similares  debe abordarse como un proyecto, asignándole los recursos necesarios.

 

 

Este proyecto de implantación del Sistema de Gestión exigirá la realización de una serie de etapas, que son las que se relacionan a continuación:

  1. Compromiso de la dirección.
  2. Organización del proyecto de sistema de gestión.
  3. Diagnostico y análisis de la situación actual.
  4. Creación del soporte documental y preparación del soporte organizativo.
  5. Implantación, puesta en marcha y seguimiento del sistema.
  6. Auditorías internas y mejora continua.

En este artículo analizaremos las actividades relacionadas con la cuarta etapa, centrándonos en la creación del soporte documental y la preparación del soporte organizativo del sistema de gestión.

Por lo general, llegados a esta etapa del proyecto se habrá seleccionado el modelo más adecuado para la empresa: ISO 9001 para la gestión de la calidad, ISO 14001 para la gestión ambiental, ISO 50001 para la gestión energética, u otros. Incluso es posible que la decisión haya sido implantar un sistema integrado de gestión por suma de varios modelos.

Sea como sea, las normas de referencia indican una serie de requisitos a cumplir, para lo cual será necesario disponer de cierta información documentada, que en el argot suele clasificarse en documentos y registros.

La explicación por escrito de funciones, actividades y/o procesos que deben realizarse en las organizaciones recibe el nombre de documentos. Estos documentos pueden presentarse en soporte papel, o bien en otros tipos de soporte, tales como el soporte electrónico. De este tipo puede a su vez diferenciarse entre el manual del sistema (documento guía), los procedimientos (forma especificada de llevar a cabo los procesos), las instrucciones de trabajo (especificación detallada de las actividades de un proceso y los recursos necesarios para llevarlas a cabo) y otros documentos necesarios, tales como especificaciones de producto o servicio, protocolos de control de calidad, planos, esquemas, diagramas de flujo, formatos, etc.

Por otra parte, un registro es una evidencia documentada que demuestra que una actividad, tarea o proceso se ha ejecutado, y por lo general, suele recoger también el resultado. Pueden recogerse en soportes diversos y constituyen las pruebas evidentes de que el sistema de gestión está funcionando.

Los distintos documentos que requieren las Normas de sistemas de gestión tipo ISO pueden estructurarse jerárquicamente en lo que se denomina la pirámide documental.

PiramideDocumental

Pirámide Documental

Según el tamaño y la actividad de la empresa, puede ser mucho lo que haya que documentar, y es importante no perder la visión del conjunto. En este sentido se recomienda:

  • Hacer una lista de los documentos a elaborar
  • Asignar la elaboración de cada documento a una persona o equipo responsable
  • Asignar una prioridad a cada documento
  • Asignar plazos para el inicio y la conclusión de cada documento
  • Llevar a cabo un control periódico de los progresos

Por otra parte, es importante elaborar toda la documentación con un mismo formato. De esta forma se facilita su empleo, comprensión y aplicación por quienes habrán de manejarlo habitualmente. De este modo, se recomienda que todo documento del sistema incorpore en su formato la siguiente información:

  • Nombre de la empresa y/o logotipo.
  • Título y código del documento.
  • Número de edición y fecha de aprobación o entrada en vigor.
  • Firma de quienes lo han redactado, revisado y aprobado.

Además de esta información básica, dependiendo del tipo de documento incorporará la información que sea oportuna, teles como

  • Responsabilidades en la aplicación del documento
  • Anexos
  • Documentación de referencia
  • Definiciones
  • Descripción de las actividades

Esta uniformidad en el estilo y estructura de los documentos del sistema de gestión los hace reconocibles y facilita su aplicación, lo cual es uno de los objetivos fundamentales de los documentos.

En siguientes artículos de esta serie analizaremos las restantes etapas del proyecto de implantación de un sistema de gestión normalizado.

Imagen | ISO

Más información | Normalización de Sistemas de Gestión; La nueva estructura común de las normas ISO de sistemas de gestión

En QAH| Implantación de sistemas de gestión normalizados (I); Implantación de sistemas de gestión normalizados (II); El modelo ISO 9001 de Gestión de la Calidad, La futura Norma ISO 9001:2015 de Gestión de Calidad. Algunas claves, La Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo: OHSAS 18001, Los sistemas de gestión de la seguridad alimentaria, Ahorro y Eficiencia Energética: Los Sistemas de Gestión ISO 50001,  La gestión ambiental: fundamentos de la norma ISO 14001, La futura Norma ISO 14001:2015 de Gestión Ambiental. Algunas Claves

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