Economía y Empresa 


La implantación de sistemas de gestión normalizados (II)

Como ya se avanzó en el primer artículo de esta serie, el diseño, desarrollo e implantación de un sistema de gestión certificable basado en una norma internacional (ISO), tales como ISO 9001 (Gestión de Calidad), ISO 14001 (Gestión Ambiental), ISO 50000 (Gestión Energética) y otros similares  debe abordarse como un proyecto, asignándole los recursos necesarios.

Este proyecto de implantación del Sistema de Gestión exigirá la realización de una serie de etapas, que son las que se relacionan a continuación:

  • Compromiso de la dirección.
  • Organización del proyecto de sistema de gestión.
  • Diagnostico y análisis de la situación actual.
  • Creación del soporte documental y preparación del soporte organizativo.
  • Implantación, puesta en marcha y seguimiento del sistema.
  • Auditorías internas y mejora continua.

En este artículo analizaremos brevemente las actividades más relevantes de la segunda y tercera etapa, centrándonos en la organización del proyecto de sistema de gestión y el diagnóstico y análisis de la situación inicial de partida.

La persona (Responsable del Sistema de Gestión) o personas (Comité de Calidad) a quienes se encargue, desde la dirección de la empresa, el diseño, desarrollo e implantación del sistema de gestión, será/n responsable/s de realizar las siguientes tareas de planificación:

  • Identificación de procesos que conformarán el sistema de gestión, y de ser oportuno, documentación de la secuencia e interacción entre estos procesos para comprender mejor la relación entre los distintos procesos del sistema.
  • Identificación de funciones, puestos y personas que intervienen en los procesos que conformarán el sistema de gestión, y de ser oportuno, documentación de un organigrama que ayude a comprender mejor las autoridades y responsabilidades, además de las relaciones de dependencia.

Hecho esto, el paso preparatorio a la implantación de un sistema de gestión es analizar la situación de partida para detectar los puntos débiles y fuertes, y poder establecer un plan de acción. El objetivo es obtener los datos necesarios que le permitan conocer al equipo del proyecto la situación real respecto a los requisitos de la norma que se desea cumplir.

De modo que, las tareas a realizar en esta etapa pueden resumirse en:

  • Identificación y revisión del actual sistema de gestión.
  • Definición del modelo de sistema de gestión a implantar.
  • Recopilación y estudio de la documentación existente en la empresa relacionada con el sistema a implantar.
  • Visita a las distintas áreas de la organización entrevistándose con sus responsables.
  • Identificación de puntos débiles, puntos fuertes y procesos clave de la organización.

Conocida la situación actual, puede trazarse una planificación para el resto de las actividades necesarias del proyecto, que incluirían:

  • Decisión de qué procesos deben ser documentados.
  • Definición de la estructura del soporte documental y organizativo del sistema.
  • Asignación de responsabilidades y plazos en cuanto a:
  • la documentación que deba crearse.
  • las actividades complementarias a desarrollar, tales como formación y sensibilización del personal,
  • la implantación y puesta en marcha del sistema.
  • El seguimiento durante el periodo inicial de rodaje y las auditorías internas
  • La revisión por la dirección del sistema de gestión.

El resultado de la planificación podría plasmarse gráficamente en un diagrama de flujo del proceso, como el que se ofrece a continuación a modo de ejemplo.

Implantacion SG

En siguientes artículos de esta serie analizaremos las restantes etapas del proyecto de implantación de un sistema de gestión normalizado.

 

Imagen | ISO

Más información | Implantación de sistemas de gestión normalizados (I)Normalización de Sistemas de Gestión; La nueva estructura común de las normas ISO de sistemas de gestión

En QAH| El modelo ISO 9001 de Gestión de la Calidad, La futura Norma ISO 9001:2015 de Gestión de Calidad. Algunas claves, La Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo: OHSAS 18001, Los sistemas de gestión de la seguridad alimentaria, Ahorro y Eficiencia Energética: Los Sistemas de Gestión ISO 50001,  La gestión ambiental: fundamentos de la norma ISO 14001, La futura Norma ISO 14001:2015 de Gestión Ambiental. Algunas Claves

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