Economía y Empresa 


La implantación de sistemas de gestión normalizados (I)

El diseño, desarrollo e implantación de un sistema de gestión certificable basado en una norma internacional (ISO), tales como ISO 9001 (Gestión de Calidad), ISO 14001 (Gestión Ambiental), ISO 50000 (Gestión Energética) y otros similares  debe abordarse como un proyecto, asignándole los recursos necesarios.

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Este proyecto de implantación del Sistema de Gestión exigirá la realización de una serie de etapas, cada una de las cuales conlleva a su vez la ejecución de una serie de actividades que se describen a continuación:

  1. Compromiso de la dirección.
  2. Organización del proyecto de sistema de gestión.
  3. Diagnostico y análisis de la situación actual.
  4. Creación del soporte documental y preparación del soporte organizativo.
  5. Implantación, puesta en marcha y seguimiento del sistema.
  6. Auditorías internas y mejora continua.

En este artículo se analizarán brevemente las actividades más relevantes de esta primera etapa, ya que todo proyecto de implantación de un sistema de gestión debe comenzar por una firme decisión de la dirección de la organización.

El liderazgo del proyecto por parte de la dirección es uno de los principios fundamentales de los sistemas de gestión basados en normas ISO, tipo ISO 9001. Es imprescindible para el éxito del proyecto que la dirección de la empresa esté convencida de su necesidad y realmente comprometida en su realización.

Para empezar, a fin de que todo el personal de la empresa perciba esta convicción de una manera formal es aconsejable que se emita la “política de la Dirección”, que deberá ser divulgada dentro de la organización y entendida por todos los miembros de la misma o quienes trabajan en su nombre.

En esta etapa, las labores más importantes a desarrollar por la dirección son:

  • Establecimiento de la Política de la Dirección
  • Planificación del sistema de gestión
  • Establecimiento de Objetivos e indicadores
  • Definición de funciones y responsabilidades dentro de la organización
  • Nombramiento del representante de la dirección
  • Impulso y seguimiento del sistema en el periodo de implantación

Establecer e implantar en una organización un sistema de gestión supone en muchas ocasiones un cambio cultural de enorme trascendencia, por lo que su compresión y aceptación, conlleva serias dificultades.

Suelen encontrarse una serie de obstáculos a salvar, que son, entre otros:

  • Por parte de la dirección: falta de compromiso, incapacidad de liderazgo, falta de prevención y dificultad de resolución de obstáculos, frenos a la participación y sugerencias, rechazo a la delegación de tareas y responsabilidades, falta de canales de información, existencia de grupos de presión, falta de recursos materiales y humanos, carencia de comunicación y formación, problemas de tipo financiero, dificultades de comprensión y transmisión de los objetivos, entender la calidad como una moda, centrarse demasiado en la documentación, etc.
  • Por parte de la organización: protagonismo de los expertos, sistemas centralizados, burocratizados y rígidos de información, carencia de poder del responsable del sistema de gestión, etc.
  • Por parte del personal: resistencia al cambio, falta de formación y motivación, desconocimiento de lo que supone el cambio cultural producido, miedos y recelos sobre todo los mandos, hábitos y tareas rutinarias, problemas para trabajar en equipo, dificultades para expresarse y aportar ideas, carencia de información y de responsabilidades.

Es necesario allanar previamente el camino, mediante campañas de sensibilización y formación a todo el personal implicado.

Desde el diseño del sistema, debe procurarse desde la dirección, que el proyecto se aborde con fines de mejora continua, dejándose claro a todas las partes implicadas que no es una moda pasajera, sino que se trata de un sistema de gestión que ha venido para quedarse, y que es dinámico, vivo, susceptible de mejora y adaptable a nuevos tiempos y situaciones.

En siguientes artículos de esta serie analizaremos las restantes etapas del proyecto de implantación de un sistema de gestión normalizado.

 

Vía|Normalización de Sistemas de Gestión

Imagen| ISO

Más información|  La nueva estructura común de las normas ISO de sistemas de gestión

En QAH| El modelo ISO 9001 de Gestión de la Calidad, La futura Norma ISO 9001:2015 de Gestión de Calidad. Algunas claves, La Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo: OHSAS 18001, Los sistemas de gestión de la seguridad alimentaria, Ahorro y Eficiencia Energética: Los Sistemas de Gestión ISO 50001,  La gestión ambiental: fundamentos de la norma ISO 14001, La futura Norma ISO 14001:2015 de Gestión Ambiental. Algunas Claves

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