Economía y Empresa 


Integración de Sistemas de Gestión normalizados

La implantación de un sistema de gestión basado en normas de ámbito internacional, como la norma ISO 9001 de gestión de la calidad, ha propiciado que las organizaciones se familiaricen con los requisitos de este tipo de modelos de gestión de las organizaciones. Por lo general, de la implantación de un sistema de gestión de calidad, las organizaciones aprenden a planificar sus objetivos, identificar y gestionar los procesos, documentar sus procedimientos de trabajo, asignar responsabilidades y mantener registros que permitan evidenciar el funcionamiento del sistema ante terceros.

Seguidamente, muchas organizaciones han decidido implantar otros modelos de sistema de gestión, a fin de controlar y mejorar otros aspectos de la organización, como los relacionados con el medio ambiente, la seguridad y la salud laboral, la seguridad alimentaria o la eficiencia en el uso de la energía. Esto puede suponer, de no planificarse adecuadamente, una multiplicación de recursos, documentos y auditorías y, en consecuencia, unos elevados costes de gestión, lo cual obliga a preguntarse si no es posible la integración de los sistemas de gestión implementados, a fin de racionalizar tales costes y mejorar la eficacia.

Un sistema integrado de gestión supone la combinación de varios sistemas, persiguiendo reducir documentación, racionalizar recursos, facilitar la eficacia en la gestión y disminuir costes totales para la organización.

Un sistema integrado de gestión se implementa unificando los elementos comunes (procesos, recursos, etc.) y simplificando los elementos específicos no comunes. Por consiguiente, el soporte documental del sistema se basará en documentos unificados que se orientan a la gestión integrada de los procesos comunes con recursos comunes, complementada con documentos específicos que ayudan a gestionar de forma específica, con recursos propios, aquellos procesos que sólo son propios de un modelo de sistema de gestión. A modo de ejemplo, la organización que integra sus sistemas de gestión podría disponer de una política integrada, un manual general del sistema integrado de gestión, procedimientos comunes y procedimientos específicos, así como registros comunes y registros específicos.

 

Piramide integrada

Sistema integrado de gestión

 

Otra de las finalidades de la integración de sistemas de gestión es favorecer la auditoría combinada del sistema de gestión resultante, con fines de su certificación. La norma utilizada como guía para la integración de los sistemas de gestión de calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo es la Norma UNE 66177:2005.

La Norma UNE 66177:2005, Sistemas de gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión, es una norma española elaborada en junio de 2005 que puede aplicarse como guía para la integración de sistemas de gestión.

Sistemas_Integrados

Norma UNE 66177

El proceso de integración de los sistemas de gestión de este documento está basado en el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), conocido como ciclo de Deming, presente en todos los modelos de sistemas de gestión normalizados. Este proceso tiene por objetivo la definición e implantación bajo condiciones controladas, de un plan de integración desarrollado específicamente en función de los objetivos, contexto y nivel de madurez de la organización.

Por ello el proceso de integración está estructurado en las siguientes tres grandes etapas:

  • Desarrollo del plan de integración, que facilita las directrices para responder básicamente a las siguientes preguntas: ¿qué beneficios puedo esperar?, ¿qué voy a hacer?, ¿cuánto me va a costar?
  • Implantación del plan de integración, que responde a la pregunta ¿cómo lo voy a hacer?
  • Revisión y mejora, que responde a las preguntas ¿es eficaz y rentable la integración adoptada? ¿necesita mejoras?

Además se contemplan los elementos identificados como críticos para el éxito en el proceso de integración, como son los siguientes:

  • Identificación de los beneficios a conseguir.
  • Análisis del contexto de la organización (riesgos, limitaciones, nivel de madurez en el uso de sistemas).
  • Selección del nivel de integración adecuado a las posibilidades de la organización.
  • Involucración en el proyecto de la alta dirección y asignación de los recursos necesarios.
  • Actualización de la estructura funcional, coordinación, comunicación, involucración del personal afectado, formación, redefinición de los procesos y documentación asociada.

Si el proceso se culmina con éxito, la organización dispondrá de un sistema integrado de gestión, que atiende a diferentes objetivos, y que es percibido dentro de la organización como un único sistema de gestión para todas las actividades a desarrollar, y no como una superposición de diferentes modos de gestionar las actividades.

 

Vía | Organización Internacional de Normalización (ISO); Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR)

Imagen | ISO

Más información | Normalización de Sistemas de Gestión; La nueva estructura común de las normas ISO de sistemas de gestión

En QAH| Implantación de sistemas de gestión normalizados (I); El modelo ISO 9001 de Gestión de la Calidad; La Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo: OHSAS 18001; Los sistemas de gestión de la seguridad alimentaria; Ahorro y Eficiencia Energética: Los Sistemas de Gestión ISO 50001La gestión ambiental: fundamentos de la norma ISO 14001

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