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Gastos deducibles para un autónomo

Si estás pensando en ser autónomo te interesa conocer, entre otras muchas cosas, qué gastos podrás desgravar en tu próxima declaración de la renta. Ser autónomo puede salirte caro, por ello es importante que sepas todo lo que puedes hacer para minimizar costes.

En el siguiente artículo expondremos aquellos gastos que los autónomos que tributan en estimación directa (normal o simplificada) se pueden deducir.

  1. CÓMO SABER SI UN GASTO ES DEDUCIBLE

Para saber si un gasto es deducible o no, Hacienda nos pide 3 requisitos que a primera vista pueden parecer obvios:

  • Que el gasto esté vinculado a la actividad económica que se realiza.
  • Que quede registrado en el libro de cuentas de Gastos e Inversiones.
  • Que se tenga factura del mismo. No serán válidos los tickets o facturas simplificadas.

2. GASTOS DEDUCIBLES MÁS HABITUALES

  • Compras de género: compras de mercaderías, materias primas, envases, embalajes y material de oficina.
  • Compras de otros materiales y servicios: asistencia a congresos, cuotas de asociaciones profesionales…
  • Seguridad social: las cotizaciones como autónomo y las de los trabajadores.
  • Sueldos y otros pagos a los trabajadores: incluyendo premios, dietas o indemnizaciones.
  • Gastos de personal: gastos de formación (para mejorar su rendimiento o capacidad), indemnizaciones por rescisión de contrato, obsequios (como las cestas de navidad), seguro de accidente de los trabajadores y contribuciones a planes de pensiones.
  • Seguro de salud: primas del seguro del autónomo, su cónyuge o hijos menores de 25 que residan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
  • Arrendamientos: alquiler de un local, de un coche y cánones.
  • Reparaciones y conservación: todos aquellos que se ocupen del mantenimiento de las instalaciones. No se incluye la ampliación o mejora.
  • Servicios contratados a profesionales independientes: economistas, notarios, abogados…
  • Servicios exteriores: gastos en I+D, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas…
  • Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales.
  • IVA: solo será posible desgravar el IVA si la actividad profesional exime de presentar declaraciones trimestrales.
  • Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos que se hayan necesitado para la puesta en marcha del negocio.
  • Amortizaciones de bienes muebles e inmuebles.
  • Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales.

3. GASTOS DEDUCIBLES MÁS COMPLICADOS

Existe una serie de gastos donde Hacienda es más exigente. Gastos que pueden ser de difícil justificación para el autónomo debido a que su uso puede ser tanto personal como profesional. En estos casos se deberá tener un especial cuidado a la hora de desgravar la parte proporcional que se destina a la actividad profesional.

Algunos de los ejemplos más conflictivos son:

  • Local u oficina situado en la propia vivienda: se debe notificar a Hacienda mediante el modelo 036 o 037 indicando qué porcentaje se destina a la actividad profesional. Los gastos de luz, gas, mantenimiento, teléfono etc. se desgravarán en base a ese tanto por ciento.
  • Si se está de alquiler se debe tener dos facturas diferenciadas. El alquiler de la parte profesional debe incluir el IVA debido a que el alquiler de locales para negocios está gravado con este impuesto. Es posible que necesites tener contadores extra de agua y luz para la parte profesional.
  • Si solo se tiene un teléfono móvil Hacienda permite desgravar un 50% del gasto en llamadas, mensajes… Si el volumen de trabajo es superior se aconseja tener dos líneas.         
  • El vehículo y sus gastos únicamente se podrán desgravar si la actividad está relacionada o se depende del vehículo para su desarrollo. Es decir, entran en este círculo: taxistas, repartidores, agentes comerciales, autoescuelas…

Para el resto de autónomos la cosa se complica algo más. Solo se podrán deducir hasta el 50% del IVA que se soporte de la adquisición y mantenimiento del vehículo. Además deberá estar justificado con una lista de clientes, sus direcciones, una agenda de visitas…

  • Los gastos de viajes y representación tales como desplazamientos, manutención o estancia en hoteles deberán estar ligados a la actividad profesional sin cabida a duda alguna y, por supuesto, justificados. Hay que tener en cuenta que las comidas o cenas profesionales son más difíciles de justificar si se hacen en fin de semana (ya hemos dicho que Hacienda era exigente en estos casos). Te aconsejamos que lleves una agenda donde anotes con quién realizas estos gastos.
  • En el caso del vestuario, se podrá desgravar aquel que sirva como protección o los que se utilicen como uniformes de trabajo.
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