Cultura y Sociedad 


Funciones del departamento comercial de catering y eventos

Fidelización

A lo largo de las publicaciones iremos desarrollando la producción de un evento de principio a fin; desde la venta (analizaremos el departamento comercial y cómo debemos vender) hasta la puesta en marcha y desarrollo del servicio.

Los puntos principales que desarrollaremos serán los siguientes:

  1. Departamento comercial (Cómo debemos vender, procedimientos, confirmación de eventos, órdenes de servicios, comisiones, cancelaciones, facturaciones y cobros,…).
  2. Ingeniería de los menús (estadísticas de venta, precios de venta, composición de los menús en función de las fechas y eventos…)
  3. Tipología de eventos
  4. Protocolo en los eventos de restauración
  5. Maridajes y presentaciones
  6. Actividades complementarias en los eventos.

El departamento comercial:

Aunque sea un departamento que tiene unos procedimientos marcados y que iremos analizando, hay que tener en cuenta que la profesionalidad de los comerciales y de la propia empresa viene dado en gran parte por la flexibilidad que muestren ante los clientes y la capacidad de improvisación ante determinadas circunstancias.

Es un departamento muy gratificante ya que el trabajo diario y el esfuerzo realizado, se ven recompensados por los propios clientes. Además es un departamento nada rutinario, cada evento es único y cada cliente también. Se organizan eventos de todo tipo y para todos los gustos.

Comencemos definiendo el perfil ideal de un comercial de este departamento. El empleado ideal no existe, pero si se puede asemejar a éste:

  • Piensa y planifica antes de actuar.
  • Es entusiasta y optimista
  • Es trabajador, luchador, perseverante y metódico.
  • Es seguro de sí mismo.
  • Es cordial, amable, correcto y sabe sonreír.
  • Es buen comunicador pero también sabe escuchar.
  • Tiene facilidad de palabra.
  • Buena presencia
  • Es buen negociador, capaz de cerrar ventas eliminando obstáculos.
  • Conoce bien el producto y sus ventajas
  • Conoce bien el mercado y la competencia.
  • Es creativo, innovador y práctico.

Sus funciones serían las siguientes:

  • Atender las llamadas telefónicas, emails,…
  • Realizar las visitas de inspección a los locales donde se desarrollará el evento.
  • Atender a las agencias de viajes y agencias organizadoras de eventos que requieran de nuestra visita.
  • Dar la bienvenida a los grupos a su llegada.
  • Cotizar las peticiones de los clientes a la mayor brevedad posible. Lo ideal es contestación en menos de 24 horas.
  • Seguimiento del evento, desde la cotización de la cotización hasta que finaliza y es facturado y pagado.
  • Realizar la órden se servicio para el resto de departamentos.
  • Mantener las relaciones comerciales con los clientes usuales y crear nuevos clientes.
  • Mantener una buena relación departamental con el resto de departamentos implicados…

Desde mi punto de vista el comercial tiene que tener tres cosas muy claras:

La fidelización del cliente.

Búsqueda de nuevos clientes.

Facilitar que los nuevos clientes te encuentren.

 

Hay fórmulas muy directas para mantener la fidelización del cliente:

  • Publicación mensual de una newsletter con las novedades de nuestra empresa y envío al email de cada cliente.
  • Llamadas telefónicas para ver los eventos que tienen planificados para esta temporada de cara a ir organizándolos.
  • Visitas a las oficinas de nuestros clientes para explicarles nuestras nuevas ideas (es muy importante no ser monótono en la organización de los eventos, que vean que cada servicio va a ser distinto… menús temáticos, cocina en directo,…)
  • Procurar que nos sigan en nuestros blogs. En las publicaciones del blog iremos contando nuestras experiencias en los últimos catering. Os dejo un enlace al blog de Catering Malena para que os sirva como ejemplo: http://www.cateringmalena.es/blog-4/
  • Procurar que nuestros clientes nos sigan en las redes sociales. Nosotros manejamos (unos con mayor y otros con menor intensidad) facebook, instagram, twitter, pinterest, canal youtube, google +. Quizá no sea necesario utilizar tantas redes, pero el mantener publicaciones periódicas en todos ellos te aporta un buen posicionamiento en los buscadores de internet.

Búsqueda de nuevos clientes:

  • En este punto seguirían siendo muy importantes las redes sociales y el blog.
  • Bases de datos: Nosotros elaboramos bases de datos (colegios profesionales, palacios de Asturias, empresas de organización de eventos,..) contactamos con ellos e intentamos cerrar una visita comercial. Una vez visitado el cliente y, si este se muestra interesado, pasamos sus datos a una base datos de clientes potenciales a los que mandaremos también la newsletter con el fin de que recuerde nuestro nombre.
  • Anuncios en prensa, actividades promocionales,…

 

Facilitar que los nuevos clientes te encuentren:

  • Fundamental el boca a boca. Siempre hay que tener en cuenta que en un catering donde hay 200 personas tienes 199 clientes potenciales + el cliente real de ese servicio. Un servicio mal hecho supone 199 personas disconformes y que lo comentarán al día siguiente en su trabajo y en su casa, con lo cual se convierte en 500 personas disconformes que dejarán de ser clientes potenciales.
  • Igual de fundamental es el posicionamiento web. La mayor parte de los Congresos que se realizan en Asturias están organizados por OPC´S que tienen sus sedes en Madrid, Barcelona… y que a la hora de buscar una empresa de catering lo harán de dos formas, bien por alguna asociación de empresas profesionales de congresos o bien por algún buscador de internet.En tu web debes disponer también de información clara y que muestre al cliente tú especialización. En nuestra web hemos incluído un “especial congresos” con un C.V de congresos hechos en Asturias en los últimos años. http://www.cateringmalena.es/congresos/
  • Si pones en google: “Catering congresos Asturias” y “Catering Malena” no saliese en la primera página como mínimo me preocuparía bastante. ¿Cómo quieres que te encuentren si no apareces?
  • Asociacionismo: El pertenecer a las asociaciones que tienen que ver con tu sector también es importante. Muchos clientes acuden a las asociaciones para buscar a un proveedor que le pueda prestar los servicios que precisa.
  • Portales especializados de internet: Lo que hay que tener claro es que tienes que estar presente en los portales que puedas mantener. Tener tu perfil descuidados (aplíquese también para las redes sociales) es contraproducente y da muy mala imágen).

Una vez captado el cliente comenzamos con la venta, pero ésta parte la dejamos para el siguiente post.

 

Imagen: Ventas, Fidelización

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