Economía y Empresa 


Consejos para conseguir reuniones eficaces

¿Has salido alguna vez de una reunión de trabajo pensando que había sido una pérdida de tiempo? ¿Estás harto de reuniones en las que se tratan los temas una y otra vez? Según los estudios, las empresas pierden millones de euros en reuniones improductivas o innecesariasMapa mental reuniones eficaces

Lo primero es plantearse si la reunión es necesaria o no, pero una vez se detecta la necesidad, hay que procurar que sea lo más productiva posible. No hay recetas que aseguren una reunión productiva, pero sí existen algunas pautas o consejos que facilitan el que lo sean, y que lo complican si no se tienen en cuenta.

Previo a la reunión, se ha de enviar a todos los invitados una convocatoria u orden del día donde se indique, al menos, quienes serán los asistentes, los puntos a tratar, el lugar, fecha y horas de comienzo y fin. Este documento definirá la evolución de la reunión y servirá de guía a los asistentes. La preparación de la reunión por parte de los asistentes marcará de forma clara la efectividad de la misma, por lo que es importante que acudan a la reunión con los puntos del día preparados y con la mentalidad abierta para adoptar acuerdos y defender ideas.

Una reunión debe tener objetivos claros, lo que ayudará a evitar divagaciones innecesarias. El volver a tocar temas ya tratados es una de las quejas más repetidas relacionadas con las reuniones. Para evitarlo, durante la reunión es aconsejable que se traten los temas uno tras otro, según el orden establecido. Una vez se ha cerrado un tema, y definidas las conclusiones del mismo, no se debe tratar de nuevo. Además, se deben acordar acciones bien definidas, claras y concretas. Una reunión de la que se salga sin “trabajo para después” es una reunión abocada a ser olvidada.

Tras la reunión se debe redactar un acta de la misma y mandarla a los asistentes. En el acta se indicarán claramente los acuerdos alcanzados, quiénes son los responsables de llevarlos a cabo y el plazo para implantarlos.

Dependiendo del propósito de la misma, el seguimiento de las acciones puede ser necesario.

Vía| Creación propia

Más información| Universidad de Navarra, El Blog de Pablo Duart, Marca la Diferencia

Imagen| Creación propia

En QAH| Cómo tener una reunión efectiva (I)Cómo tener una reunión efectiva (II)

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