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Confidencialidad de los Libros de los Empresarios

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización estableció en su artículo 18 la necesidad que de “todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio”, siendo validados electrónicamente por el Registrador Mercantil, modificación que entró en vigor al día siguiente de su publicación en el B.O.E.

Sin embargo, a pesar de esto, para el ejercicio 2013, se siguió permitiendo la presentación en papel de los libros de los empresarios, no siendo su presentación telemática obligatoria hasta el ejercicio 2014.

En primer lugar, y de forma general, los empresarios están obligados a llevar un Libro Inventario y de Cuentas Anuales y un Libro Diario, así como un Libro de Actas de las Juntas Generales y un Libro de Actas de los Órganos Colegiados de la sociedad. Además, tanto las sociedades anónimas como las sociedades limitadas han de llevar un Libro de Registro de Acciones Nominativas en el primer caso, y un Libro Registro de Socios en el segundo.

Con anterioridad a la citada modificación, los libros eran presentados en soporte papel ante el Registrador Mercantil para su legalización, siendo luego devueltos al empresario. Sin embargo, al establecerse la presentación telemática como obligatoria, el Registrador Mercantil podía tener acceso a ciertas informaciones y actos internos de la propia sociedad con carácter de privados, como por ejemplo, los acuerdos y decisiones tomados por los órganos colegiados de la sociedad o por la Junta General. Como consecuencia de esto, un gran número de empresarios, decidieron no presentar para su legalización los libros que contenían actos privados de la empresa, u, otros muchos, y para proteger su privacidad, los presentaron encriptados y cifrados para evitar el acceso a su contenido.

A pesar de esta gran desconfianza, entendible desde otro punto de vista, los Registradores Mercantiles indicaron que el Registro no conservaba el contenido del fichero informático, sino únicamente el hash generado, apreciación que no consiguió calmar el desconcierto.

Es por esto que, y tras haber analizado la problemática surgida en el primer año de legalización telemática, la Dirección General de Registros y Notariados mediante Instrucción de 1 de julio de 2015, publicada en el B.O.E. el 8 de julio de 2015, establece los mecanismos de seguridad y cifrado de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios que se presenten a legalización en los Registros Mercantiles.

En dicha Instrucción se hace hincapié en la obligación del Registrador Mercantil de borrar de forma inmediata los ficheros temporales presentados una vez que se haya expedido la certificación de legalización, cumpliendo con toda obligación derivada de la Ley de Protección de Datos.

Posteriormente pasa a señalar las opciones de cifrado para los ficheros en orden a garantizar la confidencialidad y seguridad de los archivos, zanjando así el debate planteado y asegurando a los empresarios que los actos privados e internos de la sociedad van a quedar salvaguardados de su conocimiento por un tercero externo.

Finalmente, y en relación con la prueba de los libros de los empresarios, al cifrar el libro y presentarlo a legalización se genera una huella digital o hash que ha de ser igual a la correspondiente con los libros que están en manos del empresario, certificándose así que los libros legalizados ante el Registrador Mercantil se corresponden en contenido con los libros del empresario.

Mediante esta Instrucción, la Dirección General de Registros y Notarios ha intentado unificar los criterios a seguir en los Registros Mercantiles, garantizando la seguridad y confidencialidad de los archivos electrónicos presentados y dando respuesta a la problemática puesta de manifiesto por los empresarios y sociedades en este primer año de legalización telemática obligatoria.

Vía| Instrucción DGRN, de 1 de julio de 2015 , Ley 14/2013, de 27 de septiembre , Instrucción DGRN, de 12 de febrero de 2015

Imagen| Confidencialidad

En QAH| La reciente Instrucción de la DGRN de 12 de febrero: la legalización telemática de libros societarios , El incumplimiento del deber de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil: el cierre parcial del Registro

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