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Cómo trabajar con el correo electrónico (I): eligiendo un programa

Todos tenemos una o varias cuentas de correo electrónico, que usamos tanto para asuntos personales como de trabajo. En muchas ocasiones gestionar nuestro correo se convierte en una engorrosa tarea que nos hace perder bastante tiempo, y al mismo tiempo es algo imprescindible que, cuando falla, nos causa enormes trastornos. Desde aquí vamos a proponeros varios consejos básicos para trabajar con nuestro correo.

1.- Identifica qué tipo de cuenta de correo es la tuya y para qué la usas.

Por lo general nos vamos a encontrar 2 tipos de cuentas de correo:

a) Las cuentas gratuitas que nos ofrece Gmail, Yahoo, Hotmail, nuestro proveedor de telefonía/ADSL, etc. Este tipo de cuentas se suelen utilizar, por lo general, para temas personales y no profesionales. En el caso de las cuentas de correo que nos facilita nuestro proveedor de telefonía o las que van a asociadas a un servicio que tenemos contratado, es importante saber que en el momento que demos de baja ese servicio, es muy probable que perdamos el derecho a utilizarlas. Por eso no es recomendable que las empleemos para nuestra empresa o temas profesionales. La gran ventaja de este tipo de cuentas es que por lo general, vamos a poder almacenar gran cantidad de correo.

Cómo trabajar con nuestro correo electrónico

b) Cuentas con un dominio propio; para entendernos, las de tipo @empresa.com. Estas últimas nos las suele facilitar la empresa en la que trabajamos, y aunque sean [email protected], no debemos olvidar que realmente no son nuestras, y que en el caso de cambiar de empresa las perderíamos. Por eso y muchos más motivos, es recomendable utilizar la cuenta de correo de la empresa sólo para temas profesionales.

2.- Elige el programa de correo adecuado.

Para las cuentas tipo @gmail.com, @hotmail.com etc, no solemos utilizar ningún programa de gestión de correo o cliente. Aunque se pueden configurar en uno, resulta más sencillo leer nuestro correo desde el acceso web, ya que de este modo no necesitamos estar delante del ordenador donde tengamos configurada la cuenta; nos bastará con uno cualquiera que tenga conexión a Internet. Para las cuentas de correo alojadas en un dominio, utilizar un cliente de correo nos facilitará la gestión de nuestro correo y nos permitirá realizar fácilmente copias de seguridad de nuestros mensajes.

Existen gran cantidad de programas de correo, pero aunque todos funcionan de forma similar, existen importantes diferencias entre unos y otros. A continuación vamos a explicar los más comunes con sus ventajas e inconvenientes:

a) Outlook Express, Windows Mail y Mail. Son los programas de correo que vienen por defecto en los ordenadores con sistemas Operativos Windows XP, Windows Vista ( y Windows 7 ), y OS .X (el sistema operativo de los Apple) respectivamente. La ventaja de estos programas es que son sencillos y gratuitos, ya que vienen instalados por defecto en nuestro ordenador. El principal inconveniente es que son bastante limitados cuando queremos gestionar volumen importante de correo. Por lo general en cuanto almacenamos una cantidad de correo considerable, se vuelven lentos, dan fallos “extraños”, ect.

b) Microsoft Office Outlook. Existen distintas versiones (2003, 2007, 2010) que vienen incorporadas en los paquetes Microsoft Office. Permiten almacenar un volumen de correo mayor, además de mejorar funcionalidades con respecto a los anteriores (agenda, contactos, etc). La desventaja es que no es un programa gratuito.

c) Mozilla Thunderbird. Es el equivalente gratuito a Microsoft Office Outlook. Nos permite gestionar de forma muy eficiente gran cantidad de cuentas de correo y almacenar un volumen de correo considerable. Además existen gran cantidad de complementos y aplicaciones que podemos instalar y que nos van facilitar tareas como el realizar copias de seguridad, sincronizar nuestra agenda, etc.

Imagen | Aicolenet

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