Economía y Empresa 


Cómo tener una reunión efectiva (II)

En la primera parte dimos respuesta a qué se considera una reunión efectiva. En esta segunda parte mostraré una serie de elementos que nos ayudarán a poder realizar una reunión de forma efectiva:
  1. Moderador:
    Persona que gestiona el flujo de la discusión, debe ser imparcial.
    Ejemplo: otorga el turno de palabras, gestiona los tiempos, acerca posiciones enfrentadas, sintetiza los argumentos expuestos, etc.
  2. “IceBreaker” (Rompe hielo):Un juego, dinámica o tema para conocerse mejor de forma divertida. Ayuda a establecer lazos entre las personas y conseguir que conecten con la reunión.
    Ejemplo: ¿Si fueses un animal, cuál serías? ¿A qué famoso te llevarías a una isla desierta y porqué?
  3. Set good agenda:
    Un punto clave de una reunión efectiva. Establecer un orden del día previamente incluyendo un punto para “establecer expectativas”. De esta forma se conocerán las expectativas de los asistentes y podrán satisfacerse.
    El método para establecer la agenda se recomienda que sea democrático para facilitar que todo el mundo pueda incluir puntos que considere esenciales.
    Éste método ayuda a discernir si la reunión es importante o no.
    Ejemplo: una agenda básica sería

    1. Ice Breaker: 5min
    2. Expectativas: 2 min
    3. Agenda: 2min
    4. Tema 1: 6min
    5. Tema 2: 13min
    6. Tema X: Xmin
    7. Acuerdos tomados: 5min
    8. Tiempo de relleno: 10 min
  4. Control del tiempo:
    Empezar a tiempo, planificar el flujo de la reunión y terminar a tiempo.
    Es útil asignar un espacio de tiempo a los puntos de la agenda, así como indicar qué puntos son más prioritarios que los otros, de esta forma si no fuese posible cumplir con el horario se eliminarían puntos que no se considerasen importantes.
    Ejemplo: El tema 4 es lo menos importante, si vamos justos de tiempo nos lo saltamos.
  5. Centrarse en la agenda:
    El moderador ha de saber reconducir la conversación para tratar los puntos establecidos. Hay que evitar “irse por las ramas”.
    Ejemplo: “Ése punto es muy interesante, lo anoto y en el tiempo sobrante lo discutimos”.
  6. Recoger un acta (output).
    Tomar nota de los acuerdos esenciales, información relevante u opiniones importantes que se han expuesto en la reunión. El documento debe archivarse y a ser posible enviarse a todos los asistentes de forma que en la próxima reunión puedan partir de lo acordado la anterior.
    Ejemplo: debe recoger como mínimo: asistentes, puntos del día, acuerdos tomados.
  7. Enfocarse a resultados:
    El flujo de la reunión debe estar focalizado en alcanzar los resultados buscados. Establecer responsabilidades, reportar compromisos anteriores, etc.
  8. Tiempo de relleno:
    Dejar al final un pequeño espacio de relleno, 5 o 10 minutos para poder tener un colchón de emergencia. Éste colchón es muy util para que cada asistente pueda terminar de tomar notas, anotar los compromisos o simplemente descansar antes de su próxima reunión, compromiso, cita etc.

Espero que a partir de ahora podáis gestionar reuniones de una manera más efectiva y productiva. Si aplicáis tan solo el establecer una agenda y recoger un mínimo acta veréis enormes resultados.

 

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