Economía y Empresa 


Cómo tener una reunión efectiva (I)

Dentro de la vida laboral de una persona, si hay algo que odia profundamente son las reuniones. Conforme un individuo va adquiriendo mayor experiencia y responsabilidad siente que las reuniones son una gran pérdida de tiempo.

Estos sentimientos de “improductividad” se generan principalmente debido a que no se llegan a conclusiones claras, sólo se informa, alguien monopoliza todo el diálogo, jamás se cubren los puntos a tratar…
Para que esto no ocurra os presento un bloque de tres artículos para orientar sobre cómo gestionar una reunión de manera efectiva.

Antes de abordar este tema, debemos responder a la siguiente pregunta:

¿Qué diferencia hay entre una reunión y una reunión efectiva?

Una reunión es un encuentro entre personas que pretenden alcanzar metas comunes a través de una discusión.
Una reunión efectiva es una reunión que se realiza en un ambiente adecuado y se alcanzan las metas propuestas.

Sintetizando ambos conceptos, una reunión se conforma con únicamente reunir personas, discutir e intentar llegar a un acuerdo. Una reunión efectiva únicamente se conforma con lograr esos objetivos propuestos en la reunión.

¿Qué objetivos tiene una reunión?

Aparte de los objetivos concretos según del caso particular en que se trate, podemos sistematizar qué objetivo deseamos alcanzar de una reunión en base al tipo de que se trate:

Tipos de reuniones

  • Reuniones de trabajo: Avanzar entorno a un proyecto de manera material.
  • Reuniones informativas: La comprensión y asimilación de información.
  • Reuniones de evaluación: Obtener una calificación consensuada de una situación, persona u elemento.
  • Reuniones para tomar decisiones: Obtener un acuerdo consensuado entorno a un problema.
  • “Brainstorming” (reuniones creativas): Obtener una serie de ideas, soluciones, planteamientos entorno a un problema.
Una vez vistos los tipos de reunión y qué deseamos obtener de ellas os preguntaréis, ¿qué hace que una reunión sea efectiva en sí misma?
Una reunión efectiva posee las siguientes características generales, sea el tipo que sea:
  • Productiva: genera un “fruto” claro.
  • Satisfactora: todo el mundo queda “satisfecho”, (saciado).
  • Apropiada: tiene sentido que sea en este momento y no más tarde.
  • Eficiente: debe aspirarse a que la duración sea la estrictamente necesaria para obtener el “fruto” deseado.

¿Cómo se logran estas características?

En el próximo artículo veremos una serie de herramientas para poder cumplir los objetivos deseados. Estad atentos porque una serie de simples detalles llevados a la práctica pueden mejorar exponencialmente vuestra calidad de vida en el trabajo.
Vía| AIESEC
Más información| effectivemeetings.com
En QAH| Cómo tener una reunión efectiva (II)
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