Economía y Empresa 


Cómo elaborar un Business Case

El Business Case se prepara antes de iniciar un nuevo proyecto durante la fase de propuesta, pudiendo definirse como una herramienta que ayuda a evaluar y presentar el impacto financiero de tomar una u otra decisión. Basta con definir una oportunidad de inversión para valorar su alcance y la oportunidad o no para el negocio, para ver si el proyecto es rentable para la organización y, lo más importante, si el proyecto añade valor futuro a la empresa.

Desde el punto de vista de quien lo elabora, es decir, el analista de la propuesta, el Business Case es una herramienta que le asiste en analizar y estructurar de manera ordenada el impacto financiero y de otros recursos económicos (no monetarios) de tomar una decisión y por ende hacer mejor uso de su tiempo, así como tener la certidumbre que su análisis incluye toda la información relevante para una adecuada toma de decisiones.

Muchos profesionales, incluyendo a los Jefes de Proyectos, inician proyectos sin valorar alternativas al proyecto, si el proyecto es realmente útil para la empresa, si está alineado a los objetivos corporativos, si tiene un TIR positivo, y si por el contrario satisface las necesidades, no solo de los usuarios, si no los empresariales.

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El Business Case:

  • Describe la oportunidad de iniciar un nuevo proyecto desde un punto de vista financiero.
  • Identifica los ingresos y gastos que se generarían a raíz del proyecto.
  • Compara los beneficios con los costes de desarrollo, operacionales y el riesgo.
  • Muestra cuál es el retorno de la inversión y el plazo.

Entre los conceptos que han de reflejarse en un Business Case están: VAN (Valor Actual Neto), TIR (Tasa Interna de Retorno del Proyecto), TCO (Total-Cost-of-Ownership), Flujo de Caja neto, ROI (Return of the Investment), riesgo…

Por otra parte, un Business Case generalmente contiene un esquema, sumario (con los principales objetivos, asunciones, riesgos, lista de las personas que han intervenido y un resumen financiero), supuestos, modelo de pérdidas y ganancias con un análisis de sensibilidad, una representación gráfica permitiendo ver la evolución del cash-flow a lo largo de los años y las conclusiones y recomendaciones.

Al desarrollar un Business Case, se debe involucrar a personas de distintos departamentos, que deben participar en la elaboración del Business Case aportando información, comentarios, ideas etc… Con esta información se generan unas asunciones de los costes estimados que generaría el proyecto, es decir, inversión, costes iniciales y costes recurrentes. Los beneficios serán el resultado de unos cálculos complejos a partir de las estimaciones realizadas.

Estos son los pasos que deben seguirse al realizar un Business Case:

  1. Definir los objetivos. Antes de iniciar la elaboración de un Business Case se deben considerar y consensuar los objetivos que se persiguen. Es necesario plantearse las siguientes preguntas: ¿qué quiere conseguir la organización?, ¿por qué?, ¿en qué plazo se quieren obtener los resultados? Las respuestas a las mismas marcarán los pasos del proceso de transformación.
  2. Entender los componentes de un Business Case sólido y realista. El Business Case debe evaluar las alternativas según el retorno de la inversión aceptable y definido por la compañía, como por ejemplo, el Valor Actual Neto (VAN) o “payback” (plazo de recuperación). El “payback” debe alcanzarse en un plazo determinado (normalmente dos o tres años), a partir del cual se continuarán generando beneficios para el negocio.
  3. Evaluar todas las alternativas. Plantearse distintos escenarios, así como otros modelos híbridos. Resulta clave estudiar de forma cuidadosa todas las opciones, valorando cada una de ellas de manera independiente, antes de iniciar cualquier tipo de proceso de implantación.
  4. Basar la decisión en variables e hipótesis sólidas y cuantificables. Para ello, es imprescindible contar con profesionales de diversos perfiles que ofrezcan un enfoque totalmente integral y multidisciplinar, basado en un análisis detallado de las diferentes áreas implicadas en la estrategia (fiscal, laboral, legal, procesos, estructura organizativa, sistemas, gobierno corporativo, etc.).
  5. Afrontar la complejidad. El desarrollo de un Business Case sólido no es una tarea fácil. Además, la naturaleza dinámica de las condiciones del mercado global incrementa el nivel de complejidad.
  6. Mantenerse vigilante. Monitorizar los costes, el desempeño y el plan de transición. Aunque un Business Case sólido evitará muchos de los errores habituales de un enfoque superficial, el trabajo no finaliza cuando se obtiene la aprobación del mismo. Estar atento a cualquier cambio en las condiciones de mercado A lo largo de dos o tres años pueden ocurrir muchas cosas. Actualizar y monitorizar el Business Case de forma activa y ajustarlo en caso de cambios significativos en el mercado, garantizará una visión exacta del éxito de la transformación.

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A pesar de las posibles limitaciones de tiempo o del temor a dejar escapar una oportunidad, no se debe simplificar o acortar el proceso de desarrollo de un Business Case. Es fundamental hacer bien el trabajo: realizar las preguntas adecuadas, efectuar una recopilación exhaustiva de datos, desarrollar un análisis riguroso de posibles escenarios, y contemplar todas las implicaciones de negocio, organizativas, legales y fiscales que la estrategia pueda tener en una organización. Solamente después de haber realizado un análisis profundo de todos los factores, podremos seguir adelante con el diseño y la implantación, sin correr el riesgo de caer en los errores derivados de un enfoque de Business Case superficial.

Vía| Guiadecapacitacion, PwC

Más información| Business Case Analysis

Imagen| Dainko, Huffingtonpost

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