Coaching Profesional, Coaching y Desarrollo Personal 


2 consejos que harán que mejores tu productividad desde el minuto 1

Hoy quiero hablarte de dos trucos que van a mejorar tu productividad de manera increíble en mucho menos tiempo de lo que esperas.

¿Suena difícil de creer verdad? Pues sigue leyendo.

Si te paras a pensar, hoy vivimos en un estado de alerta continuo. Estamos pagando fuegos a todas horas.

Y estos fuegos (urgencias) no nos permiten seguir trabajando en lo que se supone que deberíamos estar trabajando.

Para que me entiendas te pondré un ejemplo práctico:

Tienes que acabar un informe importante. Te pones a ello a media mañana, pero a los 10 minutos aparece un compañero o un cliente o tu jefe y te pide que le ayudes con otro asunto. Será sólo “un momentito” de nada.

Como eres buena persona, no te niegas a ello. Y saltas de tu asiento como un rayo para ayudarle.

En vez de un momentito de nada, la ayuda se convierte en 30 minutos, que se acaban alargando hasta 1 hora, porque acabáis hablando de otro proyecto que nada tenía que ver con el primer motivo de ayuda.

(Estoy seguro que acabas de asentir de forma cómplice con la cabeza…:) )

Al final vuelves a tu sitio, y ves el informe con desgana. Ojeas el reloj, y un sudor frío recorre tu cuerpo: “Mierda, ya se va a acabar la mañana y no he conseguido avanzar nada en el informe. Ya me veo trabajando otra noche más”.

Si esta situación te resulta familiar, hazte esta pregunta: ¿Qué se ha hecho mal en esta situación? ¿Se puede modificar el comportamiento para que no tengas que volver a quedarte haciendo hora extra?

En mi opinión si se puede. Y te lo quiero demostrar a continuación con dos consejos que podrás utilizar desde mañana mismo.

¿Que se ha hecho mal en esta situación?

La primera es NO ponerse a primerísima hora con lo que yo llamo la Tarea Clave del día. Esa que si la acabes durante el día, tendrías el día hecho. Muchas veces perdemos el tiempo en las primeras horas del día, para “atacar” a las tareas importantes o difíciles a media mañana.

La otra cosa mal que se ha hecho mal es aceptar que la ayuda a un compañero, cliente o jefe, es prioritaria y consecuentemente más importante que tu propia Tarea Clave.

¿Me estás diciendo que no tengo que ayudar a mis compañeros, si me lo piden?

No. No te estoy diciendo eso.

Lo que te estoy diciendo es que no tienes porque ayudar a la persona que te lo pide justo en el momento que te lo pide.

¡Y sobretodo cuando tu estás inmerso en tu Tarea Clave!

Por eso te voy a dar el consejo de que cuando un compañero, cliente o incluso tu jefe te pide que le ayudes, le digas “Si pero No….”. Como la canción de David Bisbal. 😉

Estoy significa, “Te voy a ayudar, por supuesto, pero no ahora mismo. Espero que acabe esto y en media hora me acerco a tu mesa”.

Ejemplo:

-Compañero: ¿Oye, me puedes ayudar con este problema que tengo, please?

_ Tú: Claro, pero te importa que lo veamos en 30 minutos. Ahora mismo estoy súper concentrado en algo importante, y no quiero dejarlo a medias. En media hora me tienes en tu mesa y solucionamos el problema.

Y ya está.

Sigues a lo tuyo. Tu compañero lo entenderá, incluso puede decirte: “No tranquilo, si tampoco es tan importante”.

Y a la media hora, o puede que incluso más tarde te acercas y ayudas a tu compañero.

Él feliz y tú feliz, porque primero hiciste tu Tarea Clave, y luego le ayudaste.

Si sufres muchas interrupciones en tu día a día, porque tienes bajo tu cargo a un grupo de personas. Y sientes que no paran de interrumpirte. También tengo un consejo para ti.

Usa lo que yo llamo la técnica del semáforo.

Compra post-it rojos y verdes, y pégalo en tu puerta, en función de si estás ocupado o libre.

Si estas ocupado pon un post-it Rojo.

Así tu equipo entenderá que no debe interrumpirte en ese momento.

Y si cuando estés libre o te puedan interrumpir pones el post-it verde.

Esta técnica es mucho más eficaz a que entren a interrumpirte y tú les tengas que decir que ahora no puedes atenderles, porque ya te han interrumpido para preguntarte.

Sólo han sido unos segundos, pero los suficientes para que tengas que volver a coger velocidad en lo que estabas haciendo.

Prueba esta técnica del semáforo. Es muy, pero que muy efectiva.

A modo de resumen, repito los consejos que te he dado en este artículo:

A primera hora del día enfócate en trabajar y avanzar en tu Tarea Clave del día. A primera hora suele haber menos interrupciones, y será más fácil conseguir un periodo largo de trabajo.

Luego usa la ténica del “Sí pero No…”, si alguien te pide ayuda y ayudarle implicaría que dejases a medias algo importante.

Si además sufres muchas interrupciones, usa la Técnica del semáforo: Post-it Rojo estoy ocupado, post-it verde puedes preguntarme.

Como ves son unos consejos sencillos y que puedes poner en practica desde mañana mismo.

Hazme caso, prueba estas técnicas y verás como tu estrés se reduce muchísimo y mejoras sin querer tu productividad.

Nos vemos en el siguiente artículo.

Un abrazo.

Vía| José Bermúdez.

Imagen| José Bermúdez.

 

RELACIONADOS