Coaching y Desarrollo Personal 


¿Sabemos gestionar nuestro tiempo?

En un entorno de crisis e incertidumbre como el actual, los recursos se vuelven escasos y nuestras prioridades cambian. Pero parece que siempre tenemos un elemento presente en nuestro día a día: el estrés.

Un elemento presente en nuestro día a día: el estrés

Si reflexionamos al respecto, en muchas de las ocasiones, el estrés se debe a un exceso de tareas, preocupaciones o actividades que estimamos necesarias y que no somos capaces de llevar a cabo en el tiempo que nos marcamos para ello. ¿Y bien? ¿Es un problema subsanable? Muchos de nosotros podemos pensar que la solución es tan fácil como planificar menos tareas en el mismo tiempo. O dedicar más tiempo, a hacer esas tareas.

 Pero si analizamos no el “qué” ni el “cuánto”, sino el “cómo”, encontraremos una solución alternativa.

 Hay personas que son capaces de sacar el máximo provecho a sus recursos (dinero, tiempo, etc.). Y ésta, es una habilidad como otra cualquiera. Parece que por arte de magia, “estiran” el dinero o el tiempo, y le sacan mucho más provecho que el resto de nosotros.

 Pues bien, me gustaría compartir con vosotros, algunos trucos  y sugerencias que puestos en marcha, con voluntad y siendo disciplinados, nos darán la oportunidad de optimizar nuestro tiempo y reducir esa sensación de “no llego” que solemos tener constantemente.

1º ) Identificar, ordenar y planificar en una lista

 Un ejercicio en el que debemos invertir al menos 5 minutos al principio o final del día, es “la lista de tareas pendientes”. Se trata de enumerar en una lista, todo aquello, personal o profesional, que tenemos pendiente de hacer, que son extraordinarias y no diarias (por ejemplo, ir al médico, llevar la ropa a la tintorería o incluso reuniones pendientes).

 Una vez identificadas todas las tareas, las ordenaremos, poniendo primero aquellas que o bien su plazo acaba antes (tengo poca comida en la nevera, o el traje que llevo a la tintorería lo necesito para el jueves…) o bien aquellas que implican a otras personas. Por ejemplo, un buen jefe, primero resolverá todas aquellas tareas en las que están involucrado su equipo, o esperan una respuesta / decisión, etc. y después, llevará a cabo aquellas que sólo dependan de él.

 Y por último, pondremos en la primera parte de la lista, aquellas que son urgentes, no importantes. Es decir, que o las hacemos en ese momento, o no podemos hacerlas en otro. Por ejemplo, si no voy al médico el martes a las 10 de la mañana, no me darán cita hasta dentro de un mes de nuevo.

 Al principio, elaborar esta lista puede ser complejo, tedioso y aparentemente inútil. Pero aseguro que es una forma de liberar nuestras preocupaciones y de ordenarlas, que con cierta constancia, nos dará mucha más tranquilidad. Una vez listadas y ordenadas, sólo hay que estimar el tiempo que necesitamos en llevarlas a cabo, y poner día / hora para hacerlas.

 Y desde luego, lo más importante: ser capaces de cumplir la lista y lo que hemos puesto en ella.

Lista de tareas pendientes

 Es cierto que el día a día no se puede planificar siempre. Y que surgen imprevistos, urgencias, etc. ¿Cómo combinar estas urgencias con nuestra lista? Basta con atender los temas urgentes, a medida que vayan apareciendo y luego seguir con nuestra lista. Eso sí, el mayor problema de muchas personas, radica a veces en saber distinguir qué es lo importante y qué es lo urgente.

Como ejemplo, podemos decir que lo urgente es aquello que no puede hacer nadie salvo nosotros mismos.

3º) Agrupar tareas

Está demostrado que si agrupamos tareas de la misma naturaleza,  y las hacemos todas las similares en un tiempo asignado para ello, se optimiza el tiempo invertido.

Por ejemplo, si volvemos a nuestra lista de tareas, deberíamos agrupar por ejemplo, todas la llamadas telefónicas en un periodo de tiempo. Es decir, si tenemos que hacer 10 llamadas para resolver diferentes temas, es más productivo si reservamos una hora y hacemos todas las llamadas, una tras otra, que si intercalamos estas llamadas entre otras tareas. Idéntico resultado si tenemos que elaborar o revisar documentos y otro tipo de tareas. El mayor punto de ineficiencia, se da cuando se ha de pasar de una tarea a otra de diferente naturaleza.

Todos estos consejos, con perseverancia y hábito, nos darán una mayor eficiencia en el uso de nuestro tiempo, al tiempo que nos reducirán el tan temido estrés y favorecerán nuestra capacidad de resolución.

Imagen| Estrés, Lista de tareas

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